Les règlements de la CJAQ

Déclaration

1. 1.1

Les dispositions généralesLa Conférence des juges administratifs du Québec inc. vise à regrouper au sein d'un forum professionnel qui leur est exclusivement réservé, tous les juges administratifs du Québec exerçant des fonctions de nature judiciaire ou juridictionnelle au sein de tribunaux administratifs ou spécialisés, ceux-ci étant désignés à l'Annexe du présent Règlement.Les objectifs poursuivis par la Conférence sont notamment, mais non limitativement, les suivants : 1. défendre et promouvoir l'indépendance de la justice administrative ; 2. défendre et promouvoir le statut de juge administratif ; 3. défendre et promouvoir les intérêts professionnels et économiques collectifs des juges administratifs ; 4. promouvoir l'excellence professionnelle de ses membres ; 5. informer les membres sur toute matière d'intérêt pour la profession.Dans la poursuite de ses objectifs, la Conférence cherchera notamment à préserver et à promouvoir le caractère spécialisé, multidisciplinaire et collégial des tribunaux administratifs ou spécialisés québécois.Afin d'atteindre ses objectifs, la Conférence exerce, notamment, mais non limitativement, les rôles suivants : 1. intervenir activement auprès du gouvernement sur toute question d'intérêt touchant la justice administrative et les juges administratifs ; 2. agir au niveau des principes relatifs à la nomination, au renouvellement, au mandat, à l'indépendance des juges administratifs et aux intérêts professionnels et économiques collectifs de ceux-ci ; 3. collaborer avec les diverses associations représentatives de tribunaux ou de membres de ceux-ci ainsi qu'avec des organisations oeuvrant sur toute question d'intérêt touchant la justice administrative ; 4. sensibiliser le public, les tribunaux, les juges administratifs, le milieu de la justice en général ainsi que le gouvernement, sur toute question touchant la justice administrative ; 5. servir de forum québécois au sein duquel la communication et l'échange d'information entre les juges administratifs des tribunaux désignés à l'Annexe du présent Règlement sont favorisés ; 6. procurer à ses membres de la formation sur des sujets d'intérêt pour l'exercice de leur profession de juge administratif.

Principe de gestion

La Conférence sera en outre en tout temps administrée dans le sens de la poursuite de ses objets constitutifs et uniquement en vue de réaliser les objets pour lesquels elle a été créée ; elle ne sera impliquée dans aucune transaction qui soit de nature à générer un gain ou un avantage à un membre ou qui soit de nature à détourner une partie de ses revenus ou de ses actifs au profit d'un membre ou d'un tiers autrement qu'en compensation juste d'un service effectivement rendu; elle pourra cependant souscrire un don à un autre organisme sans but lucratif dont les objectifs sont compatibles avec les siens.

1.2

À moins d'indications à l'effet contraire, les mots "Conférence" "membres" "assemblée" "conseil" "réunion" "président" et "table" désignent respectivement la Conférence des juges de tribunaux administratifs du Québec inc., les membres réguliers et honoraires de cette Conférence, l'assemblée générale annuelle ou spéciale de ces membres, le conseil d'administration de la Conférence, les réunions du conseil d'administration, le président de la Conférence et la table des délégués.

Siège social et bureaux

1.3

Le siège de la Conférence est situé à l'endroit déterminé par résolution du Conseil; la Conférence peut en outre avoir des bureaux à tout endroit que le conseil détermine par résolution.

Sceau corporatif

1.4

Il n'est pas nécessaire que la Conférence ait un sceau et en aucun cas, un document émanant de la Conférence n'est invalide pour le motif que le sceau n'y est pas apposé; la Conférence peut cependant posséder un ou plusieurs sceaux, selon la forme et la teneur déterminées par le conseil.

 

Catégories de membres

2. 2.1

Les membresLa Conférence comprend trois catégories de membres, à savoir les membres réguliers, les membres honoraires et les membres associés.

Membre régulier

2.2

Est membre régulier de la Conférence tout membre à titre exclusif d'un des tribunaux administratifs ou spécialisés énumérés à l'Annexe du présent Règlement général qui a acquitté toute cotisation générale ou spéciale devenue exigible.

Présomption

Pour les fins du paragraphe précédent, est réputé être juge administratif d'un des tribunaux administratifs ou spécialisés énumérés à l'Annexe toute personne qui, au sein de ce tribunal, entend une affaire, a voix délibérative et en dispose.

Admission d'un membre régulier

2.3

Tout membre d'un tribunal administratif ou spécialisé énuméré à l'Annexe du présent Règlement général peut solliciter son admission à titre de membre régulier de la Conférence en complétant le formulaire d'adhésion prescrit par le conseil et en le transmettant, avec le paiement de la cotisation exigible, au trésorier de la Conférence.L'acceptation d'un membre régulier se fait par résolution du conseil, après s'être assuré que le candidat respecte les conditions d'admission prévues au présent Règlement général et qu'il exerce ou peut exercer ses fonctions au sein du tribunal auquel il appartient.

Droit et privilège du membre régulier

2.4

Le membre reçoit toutes les communications de la Conférence et peut participer aux comités créés par le conseil; il reçoit les avis de convocation des assemblées générales annuelles et spéciales, y assiste, a droit d'y faire des représentations, y a droit de vote et en reçoit les procès-verbaux; il peut enfin être élu au conseil et à la table.

Modification de l'annexe

2.5

Le conseil peut par résolution, de temps à autre, procéder à la mise à jour ou à la modification de la liste des tribunaux énumérés à l'Annexe; le cas échéant, une telle résolution doit être ratifiée par les membres réunis en assemblée générale annuelle ou spéciale.

Membre honoraire

2.6

Est membre honoraire de la Conférence toute personne qui a exercé la profession de juge administratif au sein d'un tribunal administratif québécois ou spécialisé et qui, pour sa contribution exceptionnelle à l'avancement de la profession de juge administratif, se voit conférer ce titre par résolution du conseil.

Droits et privilèges du membre honoraire		Le membre honoraire reçoit toutes les communications de la Conférence et peut participer aux comités créés par le conseil; il reçoit les avis de convocation des assemblées générales annuelles et spéciales des membres, y assiste, a droit d'y faire des représentations et en reçoit les procès-verbaux; il n'a cependant pas droit de vote et ne peut être élu au conseil ni à la table.Il n'est pas assujetti au paiement de la cotisation générale ou spéciale.
Membre associé	2.6.1	Toute personne qui a exercé la profession de juge administratif au sein d’un tribunal administratif québécois ou spécialisé et qui souhaite rester en lien avec la Conférence ou toute personne qui, sans être juge administratif au Québec, est impliquée au niveau de la justice administrative et a des intérêts semblables à ceux des membres de la Conférence, peut solliciter son admission à titre de membre associé de la Conférence en complétant le formulaire prescrit par le conseil et en le transmettant, avec le paiement de la cotisation exigible, au trésorier de la Conférence. L'acceptation d'un membre associé se fait par résolution du conseil.Le membre associé reçoit toutes les communications de la Conférence et peut participer aux comités créés par le conseil; il n'a cependant pas droit de vote et ne peut être élu au conseil ou à la table des délégués. Il a droit aux avantages et forfaits offerts aux membres de la Conférence et peut participer aux formations, séminaires et congrès au même tarif que les membres réguliers.« Il est assujetti au paiement de la cotisation générale ou spéciale.»

Liste des membresCertificats et cartes de membre

2.7 2.8

À chaque année, le conseil fait dresser et tenir à jour la liste des membres réguliers, associés et honoraires de la Conférence.Le conseil ou le comité qu'il désigne à cette fin peut, aux conditions déterminées par résolution du conseil, pourvoir à l'émission de certificats ou de cartes de membre à tout membre régulier, associé ou honoraire.

Cotisation régulière et spéciale

2.9

À chaque année, le conseil fixe par résolution le montant de la cotisation régulière exigible à l'égard des membres réguliers et associés, de même que la ou les date(s) et les modalités et les sanctions découlant du défaut de paiement.Le conseil peut encore, lorsqu'il le juge nécessaire, fixer par résolution le montant de toute cotisation spéciale, les modalités du paiement de telles cotisations et les sanctions découlant du défaut de paiement.

Démission d'un membre

2.10

Tout membre peut démissionner en adressant un avis écrit à cet effet au secrétaire de la Conférence.À moins que cet avis ne contienne une disposition à l'effet contraire, cette démission prend effet sur réception de l'avis par le secrétaire.

Présomption

2.11

Tout membre régulier de la Conférence qui cesse d'être membre d'un des tribunaux administratifs ou spécialisés énumérés à l'Annexe du présent Règlement général, que ce soit par démission, par destitution, par révocation du mandat ou par non renouvellement du mandat, est réputé avoir démissionné comme membre de la Conférence à compter du jour où il cesse d'être membre de ce tribunal administratif ou spécialisé à moins qu’il ne devienne membre associé.

Radiation d'un membre régulier

2.12

Tout membre régulier ou associé qui ne paie pas une cotisation régulière ou spéciale devenue exigible peut être radié de la liste des membres de la Conférence.

Suspension et expulsion d'un membre

2.13

Le conseil peut suspendre pour la période qu'il détermine ou expulser définitivement tout membre dont les activités sont jugées nuisibles à la Conférence.La décision du conseil est finale et sans appel, sauf en ce qui a trait à l'expulsion; dans le cas d'expulsion, le membre visé peut en appeler de la décision du conseil devant les membres de la Conférence réunis en assemblée générale annuelle ou spéciale.

Suspension des privilèges d'un membre

2.14

Lorsqu'un membre est suspendu de ses fonctions par les autorités compétentes ou lorsqu'il ne peut exercer ses fonctions au sein du tribunal auquel il appartient pour des motifs autres que la maladie, ses privilèges de membre de la Conférence sont aussi suspendus tant et aussi longtemps que dure cette suspension, cette incapacité ou cette inhabilité.

Réadmission d'un membre

2.15

Tout membre qui a démissionné conformément aux dispositions de l'article 2.10, ou qui est présumé avoir démissionné conformément aux dispositions de l'article 2.11 ou encore qui est radié conformément aux dispositions de l'article 2.12, peut être réadmis par résolution du conseil à la condition de satisfaire aux dispositions de l'article 2.2 du présent Règlement général.

 

Assemblée générale annuelle

3. 3.1

Les assemblées des membresL'assemblée générale annuelle des membres a lieu à la date, à l'heure et à l'endroit au Québec que détermine à chaque année le conseil par résolution.Cette assemblée doit cependant être tenue dans les cinq (5) mois qui suivent la fin de l'exercice financier de la Conférence.

Assemblée générale spéciale

3.2

Une assemblée générale spéciale des membres doit être tenue lorsque requise dans l'un ou l'autre des cas suivants : · à la demande du président; · à la demande du conseil; · à la demande écrite d'au moins dix (10) membres réguliers de la Conférence.Toute demande à l'effet de convoquer une assemblée générale spéciale doit spécifier le but et les objets de l'assemblée demandée, de même que l'ordre du jour des sujets qui doivent y être traités; une telle demande est adressée au secrétaire de la Conférence, qui doit alors procéder à cette convocation de la manière et dans le délai prescrit à l'article 3.3, à défaut de quoi l'assemblée peut être convoquée directement par celui ou par ceux qui en ont fait la demande.Une assemblée générale spéciale des membres est tenue à tout endroit au Québec déterminé par résolution du conseil ou, à défaut de telle résolution, au siège social de la Conférence.

Avis et délai de convocation

3.3

Toute assemblée des membres est convoquée par l'expédition d'un avis écrit à chacun des membres, adressé à la dernière adresse transmise par lui au secrétaire de la Conférence.L'avis de convocation indique que la date, l'heure et l'endroit de l'assemblée; l'ordre du jour y est annexé.L'avis de convocation de toute assemblée doit être transmis au moins quinze (15) jours avant la date fixée pour telle assemblée; toutefois, dans les cas d'urgence, le délai de transmission de l'avis de convocation est réduit à cinq (5) jours.Dans le cas d'une assemblée générale spéciale, cet avis doit être transmis dans les cinq (5) jours de la réception de la demande de convocation par le secrétaire. Toute assemblée peut être convoquée par tout moyen arrêté par résolution du conseil. Un membre peut toujours renoncer par écrit à l'avis de convocation d'une assemblée; en outre, la présence d'un membre à une assemblée couvre le défaut de convocation de ce membre à cette assemblée.

Irrégularités

3.4

Les irrégularités affectant l'avis de convocation ou son expédition, l'omission involontaire ou accidentelle de donner un tel avis ne parvienne pas à un membre n'affectent en rien la validité d'une assemblée des membres ou d'une résolution ou d 'un règlement adopté à cette assemblée.

Quorum

3.5

Le quorum de toute assemblée dûment convoquée est formé des membres réguliers physiquement présents à l'ouverture de l'assemblée.Aucune affaire ne sera discutée à une assemblée à moins que le quorum n'ait été préalablement constaté.Toutefois, dès que le quorum a été constaté, l'assemblée peut être déclarée ouverte et se poursuivre sans qu'il ne soit nécessaire de maintenir tel quorum pendant toute la durée de l'assemblée.

Président de l'assemblée

3.6

Une assemblée est président par le président de la Conférence ou par toute autre personne désignée par cette assemblée.

Procédure à l'assemblée

3.7

Lors d'une assemblée, les délibérations sont conduites de la manière et suivant les règles indiquées par le président de l'assemblée.À cette fin, le président de l'assemblée peut notamment, mais non obligatoirement, suivre la procédure des assemblées délibérantes telle que codifiée au recueil connu comme étant le Code Morin.

Vote

3.8

Lors d'une assemblée, seuls les membres réguliers physiquement présents ont droit de vote, le vote par procuration ou par anticipation étant prohibé, et chacun de ces membres a alors droit à un et à un seul vote.La votation se fait en principe à main levée, sauf si au moins cinq (5) membres réguliers exigent la tenue d'un vote au scrutin secret; le cas échéant, le président de l'assemblée doit voir à ce que le vote ait lieu au scrutin secret.Les questions soumises à l'assemblée sont décidées à la majorité simple des voix des membres réguliers présents.En cas d'égalité des voix, le président de la Conférence a un second vote ou vote prépondérant, qu'il est tenu d'exercer en faveur de ou contre la proposition; en cas d'absence du président ou de refus de voter de façon à briser l'égalité des voix, le président de l'assemblée déclare la proposition non adoptée, n'ayant quant à lui aucun tel vote prépondérant.

Consultation

3.9

Rien dans les dispositions édictées aux articles 3.1 à 3.8 n'affecte le droit qu'a le conseil de consulter, par courrier ou autrement, les membres sur tout sujet ou toute matière qu'il juge à propos.Toutefois, en pareil cas, la consultation n'a qu'une valeur indicative et ne peut porter atteinte aux droits et privilèges de l'assemblée des membres ou du conseil.

 

Composition

4. 4.1

Le conseil d'administrationLes affaires de la Conférence sont administrées par un conseil d'administration composé de sept (7) membres élus par l'assemblée générale annuelle, appelés les administrateurs. Un huitième poste, sans droit de vote, est occupé d'office pour un an, par le président sortant de charge.

Éligibilité

4.2

Tout membre régulier est éligible à un poste d'administrateur.Tout administrateur sortant de charge peut être réélu s'il possède toujours les qualifications requises.

Comité de nomination

4.3

Au moins deux (2) mois avant l'assemblée générale annuelle des membres, le conseil constitue un comité de nomination formé d'au moins trois membres, dont un administrateur, un représentant siégeant à la table des délégués et un membre régulier de la Conférence qui n'est ni administrateur ni délégué; la composition du comité doit en outre tenir compte du caractère multidisciplinaire de la profession et de l'origine institutionnelle et géographique des membres de la Conférence.

Mandat

Le mandat du comité de nomination est de préparer une liste de candidats susceptibles d'être élus aux postes d'administrateur; cette liste est transmise aux membres de la Conférence en même temps que l'avis de convocation de l'assemblée générale au cours de laquelle les élections doivent avoir lieu.Dans l'accomplissement du mandat qui lui est confié par le paragraphe précédent, le comité de nomination doit viser à proposer aux membres un conseil équilibré dans lequel les critères d'origine professionnelle, institutionnelle et géographique des candidats doivent notamment être pris en considération.

ÉlectionsMises en candidature

4.4 4.5

Les élections ont lieu à chaque année, lors de l'assemblée générale annuelle.Lors de cette assemblée, le comité de nomination fait rapport de ses travaux à l'assemblée et propose la mise en candidature des membres réguliers dont il suggère l'élection d'administrateur; chacune de ces mises en candidature doit être appuyée par au moins deux membres réguliers présents à l'assemblée et qui ne sont pas administrateurs sortants de charge ni membres du comité de nomination.Malgré le paragraphe précédent, tout membre régulier peut se porter candidat à un poste d'administrateur s'il est proposé par au moins deux membres réguliers de la Conférence présents à l'assemblée générale au cours de laquelle les élections doivent avoir lieu.

Vote

4.6

Les administrateurs sont élus par scrutin secret à la pluralité des voix exprimées par les membres réguliers lors de cette assemblée.Ainsi, lorsqu'un scrutin est nécessaire, chaque membre régulier vote, sur le même bulletin de vote, pour autant de candidats différents qu'il y a de postes à combler.Sont déclarés élus les candidats qui ont obtenu le plus grand nombre de votes, par ordre décroissant, jusqu'à ce que tous les postes aient été comblés.

Durée du mandatDurée des fonctions

4.7 4.8

La durée du mandat de chaque administrateur est d'un (1) an.Tout administrateur entre en fonctions à la clôture de l'assemblée au cours de laquelle il a été nommé ou élu.Il demeure en fonctions jusqu'à l'assemblée générale annuelle au cours de laquelle son successeur est élu, à moins que dans l'intervalle il ne soit plus en fonctions en conformité des dispositions de l'article 4.9.

Cessation des fonctions

4.9

Tout administrateur qui : · remet par écrit sa démission au conseil, · cesse d'être membre de la Conférence pour l'un ou l'autre des motifs prévus aux articles 2.10, 2.11, 2.12 et 2.13, · voit ses privilèges de membre suspendus en application de l'article 2.14, · est disqualifié par le conseil en application de l'article 5.1, cesse de faire partie du conseil à compter du moment ou prend effet cette démission, cette radiation, cette expulsion, cette suspension, cette inéligibilité ou cette disqualification.La démission d'un administrateur prend effet à la date que précise sa lettre de démission ou, à défaut de telle date, à la date de la réception de l'avis écrit au siège social.

Remplacement d'un administrateur

4.10

Toute vacance au conseil, pour quelque cause que ce soit, peut être comblée par la nomination d'un remplaçant pour la période non écoulée du mandat de son prédécesseur.En pareil cas, la nomination est faite par résolution des administrateurs demeurant en fonctions; cette résolution précise en remplacement de qui le nouvel administrateur est nommé.En procédant à ce remplacement, le conseil doit autant que possible prendre en considération les critères d'origine professionnelle, institutionnelle et géographique des candidats de façon à favoriser la composition d'un conseil équilibré, mais il peut procéder à la nomination du nouvel administrateur sans égard à ces critères, s'il ne lui est pas possible de les respecter.

Rémunération des administrateurs

4.11

La charge d'administrateur est gratuite; les administrateurs ne reçoivent donc aucune rémunération en raison de leur mandat.Ils peuvent toutefois être rémunérés à titre d'officiers ou d'employés de la Conférence.En outre, le conseil peut, par résolution, autoriser le remboursement de certaines dépenses réellement encourues par les administrateurs dans l'exercice de leurs fonctions.

Indemnisation des administrateurs

4.12

La Conférence peut, par résolution du conseil, indemniser ses administrateurs, présents ou passés, de tous frais et dépenses de quelque nature qu'ils soient, encourus en raison d'une poursuite civile, criminelle ou administrative à laquelle ils étaient parties en cette qualité, à l'exception des cas où des dirigeants ont commis une faute lourde ou ont agi de façon frauduleuse ou grossièrement négligente.Aux fins d'acquittement de ces sommes, la Conférence peut souscrire une police d'assurance au profit de ses administrateurs.

Conflit d'intérêts

4.13

Tout administrateur qui, malgré le principe de gestion exposé à l'article 1.1, se livre à des opérations de contrepartie avec la Conférence, qui contracte à la fois à titre personnel avec la Conférence et à titre de représentant de cette dernière ou qui est directement ou indirectement intéressé dans un contrat avec la Conférence, doit divulguer son intérêt au conseil et, s'il est présent au moment où celui-ci prend une décision sur le contrat, s'abstenir de voter sur cette question.

Lieu

5. 5.1

Les réunions du conseil d'administrationLe conseil tient ses réunions au siège social ou à tout autre endroit au Québec fixé par l'avis de convocation.Ces réunions ont lieu aussi souvent que l'intérêt de la Conférence l'exige, mais au moins une fois tous les trois mois.

Convocation

5.2

Les réunions du conseil sont convoquées par le secrétaire soit à la demande du président, soit lorsque le requiert par écrit la majorité des administrateurs.

Avis et délai de convocation

5.3

Toute convocation doit être transmise par le secrétaire à chacun des administrateurs au moins quatre jours avant la tenue de la réunion. L'avis de convocation peut être transmis par tout moyen arrêté par résolution du conseil.Toutefois, en cas d'urgence, telle convocation peut être faite par téléphone et le délai de convocation n'est alors que de douze heures.

Dérogations

5.4

Le secrétaire peut déroger aux formalités de convocation si tous les administrateurs y consentent.La présence d'un administrateur à une réunion ou à une partie d'une réunion constitue une renonciation à tout avis de convocation qui aurait dû ou pu lui être donné relativement à cette réunion ainsi qu'un consentement à la transaction de toutes les affaires discutées à cette réunion.Un administrateur peut toujours renoncer à un avis de convocation relatif à une réunion particulière, cette renonciation peut être faite avant ou après la réunion à laquelle l'avis aurait dû se rapporter et elle équivaut à toutes fins que de droits et quant à cet administrateur, à la réception de cet avis.

Réunion qui suit l'assemblée générale annuelle

5.5

Lorsque, en application des dispositions de l'article 6.7, une réunion des administrateurs nouvellement élus et formant quorum se tient immédiatement après l'assemblée générale annuelle des membres aux fins d'élire les officiers de la Conférence, aucun avis de convocation n'est requis.

Quorum

5.6

Le quorum d'une réunion du conseil est constitué de la majorité des administrateurs en exercice, dont le président ou le vice-président.Le quorum des administrateurs prévu doit exister pendant toute la durée de la réunion.

Participation par téléphone

5.7

Un administrateur peut, avec le consentement de tous les autres administrateurs, que ce consentement soit donné avant, pendant ou après la réunion, participer à une réunion du conseil à l'aide de moyens, dont le téléphone, lui permettant de communiquer avec les autres administrateurs participant à la réunion.Cet administrateur est le cas échéant réputé assister physiquement à la réunion et sa présence est computée aux fins de constatation du quorum.

Vote

5.8

Les décisions du conseil sont prises à la majorité simple des voix des administrateurs présents et votants.Tout administrateur a droit à un vote et le président n'a pas de vote prépondérant au cas de partage des voix.Le vote est pris à main levée à moins que le président ou un administrateur ne demande le scrutin secret.Si le vote se fait par scrutin secret, le secrétaire agit comme scrutateur et dépouille le scrutin. Le vote par procuration n'est pas permis aux réunions du conseil.

Résolution tenant lieu d'assemblée

5.9

Une résolution écrite signée par tous les administrateurs a la même valeur et le même effet que si elle avait été adoptée en réunion dûment convoquée et régulièrement constituée.Le cas échéant, une telle résolution est versée au registre des procès-verbaux des délibérations du conseil.

Ajournement

5.10

Toute réunion peut être ajournée, par résolution, à un moment ou à une date subséquente et le cas échéant, la réunion ajournée peut se poursuivre sans qu'il ne soit nécessaire de procéder à la transmission d'un nouvel avis de convocation.

Disqualification

5.11

Tout administrateur qui, sans motif suffisant, fait défaut d'assister à trois réunions consécutives du conseil peut être disqualifié par résolution du conseil et remplacé selon les modalités prévues à l'article 4.10.

Consultation restreinte des résolutions

5.12

Les procès-verbaux des délibérations du conseil peuvent être consultés en tout temps par les administrateurs; ils ne peuvent cependant être consultés par les autres membres de la Conférence à moins d'une autorisation expresse du conseil.

Présence d'observateurs

5.13

Les administrateurs peuvent, lorsqu'ils le jugent à propos, solliciter la présence d'observateurs lors de certaines réunions régulières ou spéciales du conseil et permettre à ces observateurs de participer aux débats de la façon qu'ils déterminent, mais le cas échéant à titre consultatif seulement.De même, le président peut, lorsqu'il le juge à propos, inviter un ou des anciens présidents à assister à toute réunion du conseil, mais à titre consultatif seulement.

Comités

5.14

Le conseil peut en outre créer toutes sortes de comités, composés ou non d'administrateurs, pour étudier toutes sortes de questions ou s'acquitter de toutes sortes de fonctions déterminées par leur mandat.En pareil cas cependant, les comités ainsi créés ne peuvent exercer les pouvoirs décisionnels dévolus à l'assemblée et au conseil par la Loi et les Règlements.Les membres de ces comités sont nommés par le conseil qui détermine en outre leur mandat..Le conseil peut aussi participer, avec tout partenaire, groupe société, corporation, organisme ou gouvernement et aux conditions qu'il détermine, à tout comité conjoint ou comité d'étude ou à toute commission d'enquête sur toute matière ou tout sujet compatible avec les objets constitutifs de la Conférence.

Porte-parole

5.15

Seul le conseil, par son président ou par tout autre administrateur qu'il désigne à cette fin, peut faire des représentations ou des déclarations pour et au nom de la Conférence.

 

Désignation

6. 6.1

Les officiers de la ConférenceLes officiers de la Conférence sont le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier.Le même administrateur peut cumuler les fonctions de secrétaire et de trésorier et le cas échéant, il est désigné sous le titre de secrétaire-trésorier.

Président

6.2

Les fonctions du président sont entre autres, en plus de celles déjà prévues ailleurs dans le présent Règlement général, de : · convoquer et présider toutes les réunions du conseil et toutes les assemblées des membres, à moins que l'assemblée des membres ne désigne un président d'assemblée ; · élaborer les politiques et objectifs de la Conférence et les soumettre au conseil pour fins de discussion et d'approbation ; · renseigner les administrateurs sur toute question de politique générale et sur toutes les activités de la Conférence ; · voir à l'exécution des décisions du conseil ; · signer tous les documents requérant sa signature ; · remplir tous les devoirs inhérents à sa charge et exercer tous les pouvoirs qui peuvent de temps à autre lui être attribués et toutes les fonctions qui peuvent de temps à autre lui être confiées par le conseil.

Vice-président

6.3

En cas d'absence ou d'incapacité d'agir du président, le vice-président le remplace et en exerce tous les pouvoirs et en assume toutes les fonctions.Le vice-président assume en outre toute autre responsabilité que peut lui confier le conseil.

Secrétaire

6.4

Les fonctions du secrétaire sont entre autres de : · donner tous les avis de convocation des réunions du conseil et des assemblées des membres ; · rédiger les procès-verbaux des réunions du conseil et des assemblées des membres ; · recevoir tous les avis prévus par le présent Règlement général et conserver les archives de la Conférence ; · garder le sceau corporatif, le cas échéant ; · maintenir à jour la liste des administrateurs ainsi que la liste des membres réguliers et honoraires de la Conférence, avec la dernière adresse de chacun transmise au siège social ; · rédiger et communiquer aux intéressés les décisions de la Conférence selon les instructions du conseil ; · remplir tout autre devoir relatif à ces fonctions ainsi qu'à celles que le conseil ou le président peut lui assigner.

Trésorier

6.5

Les fonctions du trésorier sont entre autres de : · garder les fonds de la Conférence et ses livres de comptabilité ; · tenir un relevé précis de l'actif et du passif et des recettes et déboursés de la Conférence dans un ou des livres appropriés à cette fin ; · contrôler l'administration financière courante de la Conférence et la gérer.

Autres fonctions des officiers

6.6

Sous réserve de l'acte constitutif, les administrateurs peuvent préciser et modifier les pouvoirs des officiers, de même qu'y ajouter.

Éligibilité

6.7

Seul un administrateur en fonctions est éligible à un poste d'officier; cette éligibilité cesse dès qu'un administrateur cesse d'être en fonctions à ce titre et s'il occupe alors un poste d'officier, il cesse aussi d'être en fonctions à titre d'officier.

Élections

6.8

Les officiers de la Conférence sont élus à chaque année par les administrateurs.Ces élections ont lieu lors de la première réunion du conseil suivant l'assemblée générale annuelle ; cette réunion doit se tenir immédiatement après la clôture de cette assemblée générale annuelle ou au plus tard dans un délai de quinze jours.

Vacance

6.9

Si l'un des postes d'officier de la Conférence devient vacant par suite de décès, de démission ou par toute autre cause, le conseil peut, par résolution, nommer un autre administrateur pour occuper le poste vacant; le nouvel officier reste alors en fonctions pour la durée non écoulée du mandat de l'officier ainsi remplacé.

Fonctions des autres administrateurs

6.10

Les fonctions et responsabilités des autres administrateurs sont établies par le conseil.

Délégation de pouvoir

6.11

Les administrateurs peuvent déléguer tous leurs pouvoirs aux officiers et autres dirigeants de la Conférence, sauf ceux qu'ils doivent nécessairement exercer ou ceux qui requièrent l'approbation des membres de la Conférence.En cas d'absence, d'incapacité, de négligence ou de refus d'agir ou pour tout autre motif que les administrateurs jugent suffisant, le conseil peut déléguer, à titre exceptionnel et pour le temps qu'il détermine, les pouvoirs d'un officier, d'un administrateur ou d'un dirigeant à tout officier, administrateur ou dirigeant de la Conférence.

Engagement du personnel

6.12

Le conseil ou l'administrateur auquel il délègue ce pouvoir embauche le personnel nécessaire au fonctionnement de la Conférence.

 

Constitution

7. 7.1

La table des déléguésEst par la présente disposition constituée une instance consultative désignée sous le nom de table des déléguées.

Composition de la table

7.2

La table est formée de l'ensemble des délégués élus à cette fonction.

Représentativité des délégués

7.3

Chacun des tribunaux administratifs spécialisés énumérés à l 'Annexe envoie un et un seul délégué à la table; ce délégué y agit alors à titre de représentant des membres de ce tribunal qui sont aussi membres de la Conférence.

Élection des délégués

7.4

Dès que possible après la tenue de l'assemblée générale de la Conférence et au plus tard dans un délai d'un mois à compter de cette date, les membres d'un tribunal administratif spécialisé énuméré à l'Annexe qui sont aussi membres de la Conférence se réunissent et élisent, selon les modalités qu'ils déterminent, leur délégué à la table des délégués.Si, un mois après la date de l'assemblée générale annuelle, un tribunal a omis ou négligé d'élire son délégué à la table, le président ou l'administrateur désigné par le conseil à cette fin voit à ce que ce délégué soit élu ou nommé suivant les modalités qu'il détermine dans l'intérêt de la Conférence.Aux fins de l'application du présent paragraphe, seuls les membres du tribunal concerné qui sont aussi membres de la Conférence votent pour l'élection de leur délégué.

Éligibilité

7.5

Peut être délégué tout membre régulier de la Conférence, même s'il occupe déjà un poste d'administrateur ou d'officier.Le délégué dont le mandat vient à échéance est rééligible pourvu qu'il soit toujours membre du tribunal et membre régulier de la Conférence.

Durée des fonctions

7.6

Chaque délégué demeure en fonctions pour une année ou jusqu'à ce que son successeur soit élu ou nommé, à moins que son mandat ne prenne fin avant terme.Le mandat d'un délégué prend fin avant terme et le délégué cesse d'exercer ses fonctions lorsque survient l'un ou l'autre des événements prévus au premier paragraphe de l'article 4.9, cette disposition devait être adoptée de façon à assimiler le délégué à l'administrateur et les réunions de la table aux réunions du conseil.

Remplacement d'un délégué

7.7

Le délégué dont le mandat a pris fin avant terme est remplacé par un autre délégué élu par les membres du tribunal auquel il appartient qui sont aussi membres de la Conférence, selon les modalités et aux conditions prévues aux articles 7.3, 7.4 et 7.5, pour la durée non écoulée du mandat du délégué remplacé.

Mandat des délégués

7.8

Le mandat des délégués est de : 1. participer au choix des orientations, des priorités, des activités et des travaux de la Conférence et conseiller les administrateurs sur chacune de ces questions; 2. représenter les membres de chaque tribunal qui sont aussi membres de la Conférence auprès du conseil et faire valoir leurs intérêts collectifs, points de vue et préoccupations sur toute matière relevant du domaine d'activités de la Conférence; 3. représenter la Conférence auprès des membres de chaque tribunal, les informer sur toute matière relevant du domaine d'activités de la Conférence et y faire de l'animation; 4. transmettre au secrétaire toute information pertinente aux membres de chaque tribunal et notamment la liste des arrivées et départs et les avis de changement d'adresse; 5. conseiller les administrateurs sur toute question ou toute matière qui leur est soumise; 6. accomplir toute autre fonction qui leur est confiée par le conseil.Rien dans les dispositions du paragraphe précédent n'a pour conséquence de restreindre les droits et prérogatives du conseil ou de l'assemblée générale annuelle ou spéciale des membres, les fonctions des délégués étant essentiellement consultatives et représentatives.

Fréquence des réunions

7.9

Les délégués formant la table doivent se réunir, à la demande du président de la Conférence, aussi souvent que la bonne conduite des affaires de la Conférence le requiert et au moins deux (2) fois par exercice financier.En outre, cinq (5) délégués peuvent en tout temps, par avis écrit expédié au secrétaire, requérir que soit convoquée une réunion de la table pour les fins exposées dans cet avis.Une réunion de la table des délégués est convoquée de la même manière et dans le même délai qu'une réunion du conseil.

 

Exercice financier

8. 8.1

Les dispositions financières et administrativesL'exercice financier de la Conférence se termine le 30 juin de chaque année ou à toute autre date qu'il plaira au conseil de fixer.À titre de disposition transitoire, le premier exercice financier de la Conférence est réputé commencer le 1er juillet 1985 et se terminer le 30 juin 1986.

Institution financière et documents bancaires

8.2

Des comptes de banque au nom de la Conférence peuvent être ouverts à n'importe quelle banque, caisse populaire, société de fiducie, incorporée au Canada ou ailleurs.Tous les effets négociables et documents bancaires de la Conférence sont signés par les personnes désignées à cette fin par le conseil.

Livres et comptabilité

8.3

Le conseil fait tenir par le trésorier ou sous son contrôle un ou des livres de comptabilité dans lequel ou dans lesquels sont inscrites toutes les transactions financières de la Conférence.Les livres de comptabilité de la Conférence sont ouverts en tout temps à l'examen du président, des administrateurs et du conseil.

Vérificateur ou expert-comptable

8.4

Le vérificateur ou tout autre expert-comptable est nommé à chaque année par les membres réguliers lors de leur assemblée générale annuelle.Sa rémunération est fixée par les membres réguliers ou les administrateurs lorsque ce pouvoir leur est délégué par les membres réguliers.Aucun administrateur ou officier de la Conférence ne peut être nommé vérificateur ou expert-comptable.Si le vérificateur ou l'expert-comptable cesse d'exercer ses fonctions pour quelque raison que ce soit avant l'expiration de son terme, les administrateurs peuvent combler la vacance en lui nommant un remplaçant qui sera en fonctions pendant la période non écoulée du terme de son prédécesseur.

Représentation et délégation de pouvoirs

8.5

Les contrats et autres documents requérant la signature de la Conférence doivent au préalable être approuvés par le conseil.Sur recommandation du président, le conseil désigne les personnes qui sont autorisées à agir ou à signer tout acte, contrat ou document au nom de la Conférence; le conseil fixe également les conditions d'exercice du mandat de ces personnes.Sur recommandation du président, le conseil désigne encore un ou des administrateurs ou un ou des employés de la Conférence pour faire, au nom de celle-ci, toute déclaration requise par la loi, sous serment ou non, et pour faire toute représentation appropriée dans le cadre d'une procédure judiciaire, quasi judiciaire ou administrative.

 

Amendements au Règlement général

9. 9.1

Les dispositions finalesLe conseil ou dix (10) membres réguliers de la Conférence peuvent proposer des amendements au présent Règlement général.Tout projet d'amendement n'originant pas du conseil doit cependant lui être soumis par écrit pour étude un (1) mois avant l'assemblée générale annuelle.Le cas échéant, le secrétaire doit adresser à tous les membres un avis d'amendement et une copie du projet d'amendement en même temps que l'avis de convocation de l'assemblée générale annuelle ou de l'assemblée générale spéciale convoquée dans le but de ratifier, d'approuver ou de rejeter le projet d'amendement. Le vote majoritaire des deux tiers (2/3) des membres réguliers présents à l'assemblée générale convoquée pour les fins prévues au présent article est nécessaire pour l'adoption de tout amendement.

Dissolution

9.2

Au cas de liquidation ou de dissolution de la Conférence, ses biens et autres actifs seront dévolus à un ou à des organismes sans but lucratif poursuivant des objectifs ou exerçant des activités compatibles avec les objectifs et les activités de la Conférence.

Entrée en vigueur

9.3

Le présent Règlement général remplace le Règlement en vigueur depuis le 25 octobre 1985 et prend effet à compter du 17 mars 2000, jour de son adoption par les membres de la Conférence réunis en assemblée générale spéciale.